Unilever logo
Cleanipedia logo

Jak si co nejlépe zorganizovat dopisy, účtenky a jiné papírování

Zbavte se jednou pro vždy hromad papíru, se kterými si nevíte rady.

aktualizováno

organise your desk

Máte také někdy pocit, že se utápíte ve štosech papíru, ve kterých se nemáte šanci vyznat? Nejste sami! V našem týmu jsme si vědomi toho, jak těžké je vyznat se ve všem, co nám projde schránkou a o to víc pak ve všem tom chaosu najít ten jeden dokument, který zrovna potřebujeme. Proto jsme si pro vás v Cleanipedia připravili pár jednoduchých rad na to, jak si korespondenci uspořádat a v budoucnosti vědět přesně, kde co najít. Přečtěte si s námi, jak na to.

Vytvořte si speciální koš u vchodových dveří, v kuchyni nebo na jiném strategickém místě,  určený pouze na poštu, která zrovna dorazila a které se chcete zbavit

Co budete potřebovat k zorganizování korespondence

K uspořádání dopisů, účtenek a jiného papírování můžete použít celou řadu kancelářských potřeb – záleží jen na vás, co vám přijde pohodlnější a přehlednější. Vyzkoušejte například:

-      Velké kancelářské složky s přihrádkami označenými různými barvami.

-      Korkové nástěnky, na které můžete připnout korespondenci za pomoci špendlíků.

-      Velkou krabici určenou pouze na korespondenci, kterou chcete archivovat na dobu neurčitou. Tu můžete nechat po většinu času na půdě nebo v garáži.

-      Speciální lehce dostupné místo určené pro nové dopisy, které potřebují roztřídit (stůl v předsíni nebo pracovně, polička v kuchyni, atd.)

Jak si roztřídit poštu

Ať už se rozhodnete pro jakýkoliv z následujících postupů, pamatujte, že nejdůležitější je, aby vybraný systém vyhovoval vám a do budoucna vám pomohl vyhnout se převršení papírů ve vaší domácnosti. V boji s nadměrnou korespondencí postupujte následovně:

-      Shromážděte si všechno papírování, které v domě najdete, a pusťte se do jeho přetřízení.

-      Vykliďte stůl v kuchyni nebo kanceláři a rozložte si všechny papíry, které je třeba roztřídit.

-      Rozdělte si každý dopis, účtenku a jiný typ papíru do kategorií, jako například: účtenky a záruky na zboží, manuály na používání spotřebičů v domácnosti, předpisy na léky a jiné lékařské dokumenty, účty za vodu a elektřinu, dopisy od rodiny a přátel, výpisy z účtu, doklady o pojištění, důležité dokumenty jako rodné listy a pasy, a tak dále…

-      Recyklujte veškeré dokumenty, kterých se rozhodnete zbavit.

-      Dokumenty, které se rozhodnete si nechat, rozdělte na ty, se kterými se musíte vypořádat v brzké době, které můžete odložit na později a které si chcete archivovat na dobu neurčitou.

-      Na každou ze tří kategorií si vytvořte speciální místo. Korespondenci, kterou musíte vyřídit co nejdříve si nechte na dobře viditelném místě – například někde v kuchyni. Naopak papíry, které archivujete na dobu neurčitou můžete nechat v krabici na půdě nebo v garáži.

-      Dopisy, přání k narozeninám a jinou korespondenci, na které vám záleží, si zkuste vystavit nebo pověsit v domě. K jejich uložení můžete také použít hezkou dárkovou krabici.

-      Nezapomeňte všechny kategorie označit nápisem, ať víte, co je co a kam co patří i do budoucna.

-      Vytvořte si speciální koš u vchodových dveří, v kuchyni nebo na jiném strategickém místě, který bude určený pouze na poštu, která zrovna dorazila a které se chcete zbavit.

Jak si zorganizovat korespondenci i do budoucna

Jakmile jste se poprali s hromadou navršené pošty, bude teď mnohem jednodušší se do budoucna ujistit, že se vám korespondence opět příliš nenahromadí. Zkuste jako prevenci některý z těchto triků:

-      Pokud vás dostává v domácnosti poštu více, rozdělte ji vždy mezi jednotlivé členy rodiny, jakmile pošta dorazí, a určete si speciální místo na dopisy pro každého.

-      Snažte se korespondenci roztřídit do kategorií, jakmile přijde. Ušetříte si tak práci později.

-      Použijte kalendář nebo připomínku v telefonu a naplánujte si tak, kdy si sednete k papírování, které potřebuje více pozornosti.

-      Zvažte přesun na elektronickou formu korespondence v co nejvíce možných případech. Ušetříte tak čas i životní prostředí.

Jste-li zrovna v organizační náladě, přečtěte si také 6 tipů na to, jak si v domácnosti uspořádat a schovat kabely!

původně publikoval