Jak si co nejlépe zorganizovat dopisy, účtenky a jiné papírování

Máte také někdy pocit, že se utápíte ve štosech papíru, ve kterých se nemáte šanci vyznat? Nejste sami! V našem týmu jsme si vědomi toho, jak těžké je vyznat se ve všem, co nám projde schránkou a o to víc pak ve všem tom chaosu najít ten jeden dokument, který zrovna potřebujeme. Proto jsme si pro vás v Cleanipedia připravili pár jednoduchých rad na to, jak si korespondenci uspořádat a v budoucnosti vědět přesně, kde co najít. Přečtěte si s námi, jak na to.

Co budete potřebovat k zorganizování korespondence

K uspořádání dopisů, účtenek a jiného papírování můžete použít celou řadu kancelářských potřeb – záleží jen na vás, co vám přijde pohodlnější a přehlednější. Vyzkoušejte například:

- Velké kancelářské složky s přihrádkami označenými různými barvami.

- Korkové nástěnky, na které můžete připnout korespondenci za pomoci špendlíků.

- Velkou krabici určenou pouze na korespondenci, kterou chcete archivovat na dobu neurčitou. Tu můžete nechat po většinu času na půdě nebo v garáži.

- Speciální lehce dostupné místo určené pro nové dopisy, které potřebují roztřídit (stůl v předsíni nebo pracovně, polička v kuchyni, atd.)

Jak si roztřídit poštu

Ať už se rozhodnete pro jakýkoliv z následujících postupů, pamatujte, že nejdůležitější je, aby vybraný systém vyhovoval vám a do budoucna vám pomohl vyhnout se převršení papírů ve vaší domácnosti. V boji s nadměrnou korespondencí postupujte následovně:

- Shromážděte si všechno papírování, které v domě najdete, a pusťte se do jeho přetřízení.

- Vykliďte stůl v kuchyni nebo kanceláři a rozložte si všechny papíry, které je třeba roztřídit.

- Rozdělte si každý dopis, účtenku a jiný typ papíru do kategorií, jako například: účtenky a záruky na zboží, manuály na používání spotřebičů v domácnosti, předpisy na léky a jiné lékařské dokumenty, účty za vodu a elektřinu, dopisy od rodiny a přátel, výpisy z účtu, doklady o pojištění, důležité dokumenty jako rodné listy a pasy, a tak dále…

- Recyklujte veškeré dokumenty, kterých se rozhodnete zbavit.

- Dokumenty, které se rozhodnete si nechat, rozdělte na ty, se kterými se musíte vypořádat v brzké době, které můžete odložit na později a které si chcete archivovat na dobu neurčitou.

- Na každou ze tří kategorií si vytvořte speciální místo. Korespondenci, kterou musíte vyřídit co nejdříve si nechte na dobře viditelném místě – například někde v kuchyni. Naopak papíry, které archivujete na dobu neurčitou můžete nechat v krabici na půdě nebo v garáži.

- Dopisy, přání k narozeninám a jinou korespondenci, na které vám záleží, si zkuste vystavit nebo pověsit v domě. K jejich uložení můžete také použít hezkou dárkovou krabici.

- Nezapomeňte všechny kategorie označit nápisem, ať víte, co je co a kam co patří i do budoucna.

- Vytvořte si speciální koš u vchodových dveří, v kuchyni nebo na jiném strategickém místě, který bude určený pouze na poštu, která zrovna dorazila a které se chcete zbavit.

Jak si zorganizovat korespondenci i do budoucna

Jakmile jste se poprali s hromadou navršené pošty, bude teď mnohem jednodušší se do budoucna ujistit, že se vám korespondence opět příliš nenahromadí. Zkuste jako prevenci některý z těchto triků:

- Pokud vás dostává v domácnosti poštu více, rozdělte ji vždy mezi jednotlivé členy rodiny, jakmile pošta dorazí, a určete si speciální místo na dopisy pro každého.

- Snažte se korespondenci roztřídit do kategorií, jakmile přijde. Ušetříte si tak práci později.

- Použijte kalendář nebo připomínku v telefonu a naplánujte si tak, kdy si sednete k papírování, které potřebuje více pozornosti.

- Zvažte přesun na elektronickou formu korespondence v co nejvíce možných případech. Ušetříte tak čas i životní prostředí.

Jste-li zrovna v organizační náladě, přečtěte si také 6 tipů na to, jak si v domácnosti uspořádat a schovat kabely!