Dokumente sortieren und PC aufräumen

Türmen sich die Rechnungen in Ihrer untersten Schublade, finden Sie Ihre KFZ-Versicherungsdaten nicht mehr oder suchen Sie verzweifelt nach Ihren Gehaltsabrechnungen? Dann ist es höchste Zeit, Ordnung in Ihre Unterlagen zu bringen. Erfahren Sie hier, wie Sie Papiere sortieren und Ihren PC aufräumen, damit Sie wichtige Unterlagen in Zukunft schneller finden.

Unterlagen ordnen

Um dem Chaos Herr zu werden, sollten Sie sich zuerst für ein System entscheiden, mit dem Sie Ihre Unterlagen ordnen. Dieses sollten Sie so gestalten, dass es für Sie Sinn macht. Die wichtigsten Unterlagen sollten immer in Reichweite sein – in jedem Ordner oder jeder Kartei sollten deshalb die wichtigsten Daten ganz oben abgelegt werden, wo Sie sie leicht wiederfinden. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, ein sinnvolles System anzulegen.

• Kategorien erstellen und Inhalte chronologisch ordnen: Legen Sie Ordner oder Karteien für verschiedene Sachbereiche an, in denen Sie die Dokumente chronologisch ordnen. Verwenden Sie beispielsweise einen Arbeitsordner für Gehaltsabrechnungen und Arbeitsverträge, einen Versicherungsordner für KFZ-, Hausrats- und Lebensversicherung, einen Bankordner für Kontoauszüge und Kontodaten. Im Bankordner legen Sie den ältesten Kontoabzug hinten, den neusten vorne ab, und so weiter.
• Wichtige Kontaktdaten zusammen aufbewahren: Damit Sie sich das nächste Mal, wenn Sie Ihre Steuererklärung machen, nicht durch einen ganzen Ordner arbeiten müssen, um die Telefonnummer Ihres Buchhalters zu finden, sollten Sie sich einen zusätzlichen Ordner mit allen wichtigen Kontaktdaten und Namen Ihrer Ansprechpartner anlegen.
• Ablagen für neue Dokumente erstellen: Benutzen Sie Ablagen, um neu eingehende Korrespondenz zu sortieren, damit Sie sie hinterher schneller abarbeiten können. So kann es sinnvoll sein, eine Ablage für eingehende Rechnungen und eine Ablage für alle anderen Briefe und Dokumente anzulegen. So sparen Sie Zeit, wenn Sie Dokumente sortieren und abheften.
• Regelmäßig Papiere sortieren: Je öfter Sie die neuen Unterlagen ordnen und abheften, desto kleiner ist der Aufwand. Außerdem verhindern Sie so, dass Sie Rechnungen zu spät bezahlen und Fristen verpassen. Gehen Sie Ihre Ablagen zum Beispiel einmal in der Woche durch und heften Sie sie anschließend ab.

Computer aufräumen

Auch digitale Daten müssen ab und zu sortiert werden. Das hilft Ihnen nicht nur, sich auf Ihrem eigenen PC besser zurecht zu finden, sondern lässt Ihren Computer schneller arbeiten und schafft zusätzlichen Speicherplatz. So gehen Sie am besten vor, wenn Sie Ihren PC aufräumen wollen:

1. Deinstallieren Sie zuerst all die Programme, die Sie nicht mehr benutzen, die abgelaufen sind oder von denen Sie mehrere besitzen. Fragen Sie sich, ob Sie wirklich drei verschiedene Browser brauchen und ob Sie alte Spiele nochmal spielen wollen.
2. Anschließend sollten Sie die temporären Dateien, die die gelöschten Programme hinterlassen, entfernen. Neuere Betriebssysteme haben oft eine Datenträgerbereinigung, die diesen Schritt automatisch ausführt.
3. Löschen Sie dann alle alten Dateien, die Sie nicht mehr brauchen.
4. Wenn Sie Ihre Festplatte aufräumen, ist es sinnvoll, sie anschließend zu defragmentieren. So werden die Lücken gefüllt, die die gelöschten Programme hinterlassen haben, da die verbliebenen Daten dichter zusammenrücken. Bei neueren Festplatten, sogenannten Solid State Disks (SSD), ist dies nicht mehr nötig. Hier informiert das Betriebssystem die Festplatte automatisch darüber, wo Platz für neue Daten ist, was die Schreibgeschwindigkeit erhöhen kann.

Ganz egal, ob PC oder Schreibtisch – machen Sie sich das Leben leichter, indem Sie Ihre Dokumente sortieren und ein zukunftsfähiges Ablagesystem anlegen. So gehen unangenehme Aufgaben wie das Zahlen von Rechnungen und das Erneuern von Versicherungen schneller von der Hand.