Piętrzący się stos papierów w domu, góra dokumentów w pracy - każdy z nas zna taki, dosłownie i w przenośni, przytłaczający obrazek. W dodatku to wcale nie widok jest najgorszy. Najgorsze jest to, że nie możesz znaleźć dokumentu, który akurat jest Ci bardzo potrzebny. A stąd tylko krok do stresu i zbędnych nerwów. Dlatego zespół Cleanipedia przygotował dla Ciebie praktyczne wskazówki, dzięki którym raz na zawsze wprowadzisz porządek w swoich dokumentach, unikniesz stresu i wprowadzisz w życie większy porządek. Oto nasz krótki przewodnik, z którego dowiesz się jak segregować dokumenty.
Podczas robienia porządków w dokumentach zastanów się, czy któreś z nich możesz zacząć otrzymywać w formie elektronicznej, np. wyciągi z konta. W ten sposób zmniejszysz ilość marnowanego papieru, a być może zaoszczędzisz także na opłatach bankowych.
Segregacja dokumentów – przydatne akcesoria
Nie wystarczy odpowiednio posegregować papiery. Trzeba je potem tak ułożyć i przechować, by zawsze łatwo móc znaleźć pismo czy rachunek, którego akurat szukasz. Dlatego zanim przystąpisz do porządków, przygotuj wszystkie potrzebne akcesoria:
teczki lub foldery,
kartonowe pudełka np. po butach
klipsy i spinacze do dokumentów,
naklejki/etykiety samoprzylepne,
flamastry i długopis,
koszulki na dokumenty (dużo!),
zszywacz, dziurkacz,
żółte karteczki samoprzylepne,
segregatory.
Segregacja dokumentów – podział na kategorie
Gdy masz już przygotowane wszystkie niezbędne akcesoria, zastanów się, na jakie kategorie podzielisz swoje dokumenty. Aby nic Ci nie umknęło, spisz ich listę na kartce. Poniżej znajdziesz nasze propozycje najpopularniejszych kategorii. Przy niektórych warto wprowadzić podział na dokumenty dotyczące każdego członka rodziny.
Oto nasza propozycja podziału na kategorie:
Nieruchomości: umowy ubezpieczenia, rachunki, akty notarialne, umowy z dostawcami energii, gazu, Internetu, powiadomienia ze wspólnoty mieszkaniowej itp.
Finanse: umowy i korespondencja z bankami, umowy kredytowe, wyciągi z konta, dokumenty dot. ZUS, dokumenty z Urzędu Skarbowego itp.
Samochód: umowy ubezpieczenia, rachunki za naprawy, dokumenty samochodu itp.
Dokumenty służbowe (jeśli prowadzisz firmę): faktury, umowy itp.
Zakupy: rachunki, gwarancje itp.
Zdrowie: książeczki szczepień, wyniki badań, skierowania itp.
Praca: świadectwa pracy, umowy o pracę, certyfikaty, dyplomy opinie.
Edukacja: dyplomy, świadectwa.
Dokumenty osobiste: akty urodzenia, akty małżeństwa, akty zgonu, dokumenty sądowe, pełnomocnictwa itp.
Rozpocznij segregację dokumentów w domu i w biurze
Każdą nazwę kategorii zapisz na osobnej kartce. Podpisane kartki rozłóż na biurku lub na podłodze - tam, gdzie będziesz segregować dokumenty. Gotowe? Czas zabrać się za sortowanie. Warto też przygotować miejsce do wyrzucania niepotrzebnych papierów, ponieważ w trakcie przeglądania na pewno znajdziesz i takie. Jeśli robisz porządki w biurze, zbędne papiery wrzuć do niszczarki, jeśli w domu – pamiętaj by je podrzeć.
Poukładaj dokumenty
Gdy wszystkie dokumenty są już podzielone według kategorii, włóż je do teczek albo umieść w segregatorach. Radzimy układać dokumenty w kolejności od najstarszych do najnowszych. Dzięki temu łatwiej znajdziesz te najbardziej aktualne i zachowasz porządek w segregatorach - przy następnej okazji kolejne dokumenty dołożysz z przodu.
Zrób dokładny opis
Na koniec opisz segregatory i teczki – przyklej na nie naklejki/etykiety albo samoprzylepne karteczki i podpisz. Pozostaje tylko ustawić na półce. Uff. Gotowe!
Porządkuj dokumenty na bieżąco
Aby nie tracić czasu na wkładanie każdego nowego dokumentu czy powiadomienia do segregatora, zbieraj je razem w jednym pojemniku albo w pudełku. Ponieważ do pudełka powinny zmieścić się kartki w formacie A4, w tej roli doskonale sprawdzi się karton po butach. Raz w tygodniu (w przypadku dokumentów służbowych) albo raz w miesiącu (w przypadku dokumentów, które masz w domu) poświęć kwadrans na umieszczenie ich w odpowiedniej teczce czy w segregatorze. Dzięki temu łatwo zachowasz porządek w biurze i w domu, pozbędziesz się stresu i bałaganu!