Skip to content
วิธีจัดระเบียบเอกสาร
ภายในบ้าน

วิธีจัดเก็บเอกสาร

การจัดเรียงเอกสารสำคัญต่างๆ ควรจัดเก็บให้ด คลิกที่นี่สำหรับการจัดเก็บเอกสารด้วยวิธีง่ายๆ เพื่อให้คุณหาเอกสารจำเป็นได้อย่างรวดเร็วและสะดวกสบาย

เมื่อคุณตั้งใจจะจัดเอกสารแล้ว ควรลงมือทำทันที เพราะถึงแม้การจัดเก็บเอกสารจะเสียเวลา แต่ก็จะช่วยให้คุณทำงานได้รวดเร็วมากขึ้นในอนาคต

นอกจากเอกสารสำคัญของคนในบ้าน ไม่ว่าจะเป็นทะเบียนบ้าน พาสปอร์ต คุณยังได้รับเอกสารสำคัญ เช่น ใบเสร็จค่าไฟ การ์ดเชิญ เป็นประจำอยู่เสมอ  เอกสารและใบเสร็จต่างๆมีความสำคัญต่อการจัดการและบริหารการเงินคุณเป็นอย่างมากเราจึงได้รวบรวมวิธีการจัดเก็บเอกสารเพื่อให้คุณสามารถค้นหาและใช้งานเอกสารต่างๆได้อย่างสะดวกสบาย

วิธีการจัดเก็บเอกสาร

  1. แยกเอกสารของคุณ แบ่งออกเป็นเอกสารที่ต้องจัดเก็บ เช่น ทะเบียนบ้าน ใบแจ้งเกิด และเอกสารที่ไม่ต้องจัดเก็บ เช่น ใบโฆษณาต่างๆ จากนั้นแยกเอกสารเป็นเอกสารที่กำลังใช้กับเอกสารที่ใช้งานเสร็จแล้ว คุณยังสามารถแยกย่อยหมวดหมู่เอกสารให้ละเอียดขึ้นไปอีก เช่น ใบเสร็จ เอกสารการเรียนของลูก เป็นต้น จากนั้นเรียงเอกสารตามวันที่หรือตัวอักษรตามใจชอบ
  2. ถ่ายเอกสารเอกสารที่สำคัญเพื่อเก็บข้อมูลสำรองเอาไว้ จากนั้นเก็บเอกสารเข้าแฟ้มตามหมวดหมู่ต่างๆ คั่นเอกสารด้วยกระดาษสีหรือติดขอบกระดาษ จากนั้นเขียนชื่อหมวดหมู่เพื่อให้สะดวกแก่การหา เก็บแฟ้มเรียงจากซ้ายไปขวา และวางหมวดหมู่เอกสารที่ใช้บ่อยๆ ไว้ด้านบน ส่วนเอกสารสำคัญหรือเอกสารที่เป็นความลับ เช่น ใบแจ้งเกิด สำเนาทะเบียนบ้าน เอกสารทางการเงิน ควรจัดเก็บในบริเวณที่ป้องกันได้ เช่น ลิ้นชักที่มีกุญแจล็อก
  3. เอกสารที่ไม่ต้องจัดเก็บสามารถนำมารีไซเคิลใช้ด้านหลังได้ หากเอกสารขาดคุณก็สามารถนำไปชั่งกิโลขาย ส่วนเอกสารที่เป็นความลับ คุณควรใช้เครื่องทำลายเอกสาร เพื่อไม่ให้ข้อมูลแพร่งพรายออกไปได้

เทคนิคการจัดเอกสารให้ดูสวยงาม

  • ใช้แฟ้มเอกสารสีสันต่างๆ ที่ทั้งช่วยแยกประเภทของเอกสารให้ค้นหาได้ง่ายดายแล้ว ยังช่วยให้ตู้เอกสารดูสวยงามและน่าใช้มากขึ้นอีกด้วย
  • หากไม่อยากเก็บเอกสารไว้ในตู้ คุณสามารถปักเอกสารบางอย่าง (ไม่ใช่เอกสารสำคัญ) ที่กำลังใช้อยู่ เช่น การ์ดเชิญงานแต่งงาน หมายกำหนดการต่างๆ ไว้บนบอร์ดเพื่อตกแต่งให้พื้นที่ดูสวยงาม แถมยังมองเห็นวันที่และเวลาได้ง่ายขึ้นอีกด้วย
  • ห้อยถุงผ้าหรือกล่องใส่ของไว้บริเวณประตูบ้าน เพื่อแยกจดหมายของแต่ละคนลงในถุงหรือกล่องส่วนตัว เพื่อไม่ให้จดหมายหรือเอกสารปะปนกัน ก่อนให้แต่ละคนไปแยกหรือทำการจัดเรียงเอกสารของตัวเองต่อไป

การจัดการเอกสารมีความสำคัญเป็นอย่างมากทั้งในที่ทำงานและที่บ้าน เพื่อช่วยประหยัดเวลาในการหาเอกสารที่จำเป็น ทั้งยังช่วยให้ที่ทำงานและบ้านเป็นระเบียบเรียบร้อย ลองทำตามวิธีการจัดเก็บเอกสารที่เรารวบรวมไว้ข้างต้น แค่นี้คุณก็สามารถหาเอกสารได้อย่างง่ายดาย และยังมีบ้านที่เป็นระเบียบอีกด้วย

เคล็ดลับ


เอกสารดิจิตัลในคอมพิวเตอร์สามารถทำการจัดเก็บเอกสารได้เหมือนเอกสารกระดาษทั่วไป โดยแบ่งออกเป็นหมวดหมู่ต่างๆ จากนั้นคุณสามารถแยกย่อยเป็นหมวดหมู่เล็กๆ เช่น เดือน หรือประเภทของไฟล์ เป็นต้น อย่างไรก็ตามพยายามไม่แยกเอกสารเป็นไฟล์ย่อยเยอะเกินไปจนคุณต้องคลิกหลายครั้งก็จะเจอไฟล์

ขั้นตอนสำคัญ:

  • หาพื้นที่ว่างๆ เพื่อวางเอกสารทั้งหมด คุณควรเคลียร์เอกสารทั้งหมดออกมาก่อนลงมือแยกประเภทเอกสาร การทำทีละส่วนอาจก่อให้เกิดความสับสน และไม่สามารถคาดเดาปริมาณเอกสาร แฟ้ม หรือที่จัดเก็บได้อย่างถูกต้อง
  • หากกลัวจำไม่ได้ว่าเอกสารใดอยู่ที่ไหนบ้าง คุณสามารถจดรายละเอียดลงสมุดบันทึก เพื่อความสะดวกและรวดเร็วในการหาเอกสารที่จำเป็นในอนาคต